De uitdaging van wereldwijde teams…

MSweb13 / April 19, 2012 / Uncategorized

De uitdaging bij wereld/wijd(e) verspreide teams is samen te werken met beperkt persoonlijk 1-op-1 contact, over (grote) afstanden, soms verschillende tijdzones, taal achtergronden, contexten, en culturele verschillen. Deze verschillen genereren verstoringen van de team cohesie en belemmeren topprestatie resultaten.

Om zich tegen deze cohesie en prestaties risico’s te wapenen, vereist het managen van dergelijke wereld/wijd(e) verspreide teams een doelbewuste planning die de grenzen helpt overbruggen. Het is onze ervaring, dat de meest krachtige manier om deze verschillen te overwinnen en het verbeteren van dit soort samenwerkingen, soms over landsgrenzen heen, het creëren van “momenten” door (mondiale) managers is. Soms zijn het ook moeilijke momenten.

Vier soorten momenten maken het echte verschil….

1. Structureer “ongestructureerde” tijd. Informatiestromen gedijen veel beter met sociale acceptatie tussen de teamleden. Maar het koffiehoek praatje dat vertrouwdheid onder lokale teams bouwt vindt natuurlijk nooit plaats bij wereld/wijd(e)verspreide teams. Het is de taak van de leider opzettelijk mogelijkheden te creëren om te praten. Het begint met het initiëren van informele gesprekken over niet werkgerelateerde zaken. Bijvoorbeeld dat uw computer die ochtend weer eens vast liep of dat u weer in de file stond omdat er 1 rijbaan was afgezet. Mensen zullen hun eigen verhalen delen, ontspannen en beginnen om elkaar als gewoon medemens te zien.

Dit lijkt contra-intuïtief voor de meeste professionals van vandaag die effectief willen omgaan met hun tijd en aandacht. Een deel van uw agenda met uw wereld/wijd(e) team moet echter deze “ongestructureerde” tijd omvatten.

2. Dwing meningsverschillen af. Teamleden spreken zich niet altijd uit wanneer dat wel zou moeten. Of dat komt door de aard van conference calls of de culturele achtergrond van sommige van de teamleden, of het feit dat het vermoeiend is om te wachten op dat juiste  moment, het creëren van momenten voor meningsverschillen kan helpen bij het genereren van het uiten van uiteenlopende standpunten over bepaalde taken of zelfs over de manier waarop een taak moet worden uitgevoerd. Het is de taak van de leider vragen te stellen waardoor leden worden gedwongen alternatieve standpunten te bespreken: “Hans, is dit de enige manier om dit te benaderen? Johan, wat is jouw ervaring met dit onderwerp?”. U zult al snel merken dat een stilte betekent dat leden hun ideeën over het verbeteren van taken en processen onderdrukken. Op een actieve wijze deze meningsverschillen naar boven te krijgen zal ook een omgeving creëren waar mensen zich gerust voelen om met alternatieve benaderingen te komen, een van de belangrijkste activa van wereld/wijd(e) verspreide teams.

3. Benadruk verschillen. Meestal ligt de nadruk op het belang van gemeenschappelijkheden en overeenkomsten in het kader van de diversiteit van elk soort. Het probleem met wereld/wijd(e) verspreide teams is dat ze gevoelig zijn voor het bekijken van verre leden als een homogene groep en soms zelfs vervallen in sociale categorisatie van “ons” versus “hen” dynamiek. Het creëren van momenten rond deze verschillen of wat wij noemen “goede verschillen” — in expertise, mentaliteit, opleiding en dergelijke — individualiseert mensen en weerhoudt stereotypering risico’s. Een manier om de goede verschillen te benadrukken kan worden geïnitieerd door te praten over bijvoorbeeld een teamlid dat al vier jaar in een relevante functie zit, of de expertise van sommige leden hoe een bepaalde markt het beste te benaderen. Leiders moeten nadenken over hoe deze waardevolle verschillen tussen de verschillende teamleden actief op te roepen om ieders productiviteit te verhogen.

4. Creëer “bewustzijn” momenten. Een van de grootste problemen van wereld/wijd(e) verspreide teams is dat ze niet dezelfde context in hun dagelijkse werk delen. Leden hebben vaak geen idee over de werkomgeving, het tempo, de omvang of de reikwijdte van hun collega’s. Het ontbreken van een gedeelde context leidt bij mensen tot het maken van miscommunicatie fouten, genereert conflicten en een heleboel andere soorten storend gedrag.

Mijn collega, Saskia Gans, en ik stellen vast dat twee soorten mensenkennis — directe en gereflecteerde —helpen om bewustzijn te ontwikkelen om contextuele lacunes op te vullen.

Directe kennis omvat normen, regels en context over de persoonlijke kenmerken, relaties en gedragingen van andere medewerkers. Idealiter opgebouwd door korte bezoeken en met name teamsessies, maar kan ook opgebouwd worden door middel van wat meer uitgebreide online interacties. Door voor een bepaalde periode hand-in-hand samen te werken kunnen mensen elkaar observeren, wie werkt bijvoorbeeld goed onder druk, hoe besteden mensen hun tijd en hoe sociale netwerken op een dagelijkse basis een rol speelt. Dergelijke inzichten geven teamgenoten een beter begrip van hun collega’s houding, gedrag en motivaties, bevordering van de ontwikkeling van vertrouwen. Bezoeken ter plaatse zijn niet altijd praktisch, maar teamsessies kunnen wel op regelmatige basis worden ingepland.

Gereflecteerde kennis heeft te maken met hoe anderen u zien en horen. Als voorbeeld, een Noors teamlid die tijdens een teamoverleg werd gevraagd om eens per maand een gezamenlijke bijeenkomst te organiseren, vroeg zich hardop af wanneer hij dit dan moest plannen. Het zou buiten werktijd moeten, dat kon niet. Noren zien hun werk en privé tijd als volkomen gescheiden….

Het is al moeilijk genoeg om de neuzen van mensen op dezelfde locatie dezelfde kant op te krijgen. Met de toevoeging van de complexiteit van meerdere regio’s, talen, culturen en technologische interacties kunt er zeker van zijn dat er nooit samenhang zal komen zonder een doelbewuste duw van de leider. Kortom, het vereist een bewuste en consistente inspanning van de kant van de leider momenten in te bouwen en die het wederzijds begrip en vertrouwen versterken.

Heeft U ooit gewerkt op of onder leiding van een wereld/wijd verbreid team, waar het werken tussen de uiteenlopende grenzen resulteerde in verwarring, conflict of inefficiëntie? Heeft u al eens geëxperimenteerd met creëren van “momenten” die kunnen helpen bij het overbruggen van ontbrekende verbinding? Bel ons en wij helpen u met het creëren van deze “momenten”. +31 6 38195747

0 Reacties op "De uitdaging van wereldwijde teams…"

Plaats een reactie

Add comment form